Absentéisme et Turn-over en Ehpad

Réduire les dysfonctionnements en s’attaquant aux causes réelles

1- Les causes des dysfonctionnements et des maltraitances

Les multiples dysfonctionnements que rencontrent les Ehpads commencent avec l’absentéisme qui a pour conséquence immédiate le foisonnement anarchique des intervenants : CDD, vacataires et intérimaires. Les Projets de Vie Individualisés ne sont pas respectés, les transmissions sont incomplètes, les accompagnements ne sont pas réellement individualisés et même les stocks sont consommés (et donc gérés) de façon inappropriée.

En conséquence de cela, les familles assistent à un turn-over des intervenants auprès de leurs proches qui génère un dialogue de sourd entre familles et institutions. Supposant d’éventuels manquements ou de possibles maltraitances, la confiance est rompue et s’installe une fébrilité qui mène à la multiplication de signalements et de plaintes, voire à une baisse du taux d’occupation.
Face à cette avalanche et aux risques qui en découlent, le réflexe des directions est de colmater, quelque soient les moyens utilisés : plus d’intérimaires, de vacataires, plus de stocks, plus d’indicateurs et de reporting pour prévenir les risques, etc. L’absentéisme n’est plus traité à la source.

De même, les gestionnaires répondent à la diminution du Taux d’Occupation par un recours croissant aux organismes de placement. Le temps
du manager est embolisé par le ‘’bouchage de trous du planning’’. L’effet est désastreux, notamment par le fait que le soin qui devrait être personnalisé devient de plus en plus normé, sous la pression du risque sanitaire et pénal. Un cercle vicieux s’installe, dont personne n’ose sortir.

Il est pourtant clair que la solution à l’ensemble des dysfonctionnements commence par la stabilisation des équipes, la réduction de l’absentéisme et du turn-over en Ehpad. C’est aussi la seule issue fiable à la multiplication des maltraitances.
Pour cela, il est nécessaire de comprendre ce qu’expriment ces phénomènes et y apporter une réponse.

Réduire l'absentéisme et le turn-over en EHPAD

2. Les raisons de l’absentéisme et du turn-over chroniques

Apporter le soin nécessaire à un résident et respecter son Projet de Vie, consiste à adapter quotidiennement le processus normé, par une série d’ajustements et de négociations internes.

Ces ajustements ont deux fonctions:
1- Optimiser le soin en fonction du besoin et du contexte et de l’état des patients et éviter toute situation de possible maltraitance
2- Affirmer l’expertise des soignant(e)s et identifier leur métier sur le versant fonctionnel, hors des schémas hiérarchiques

Ces ajustements, aussi minimes soient ils, sont donc essentiels, car c’est précisément dans ces moments que les soignant(e)s valorisent leur expertise et s’identifient le mieux.

Or, dans la réalité, elles ne disposent plus de ces marges de manœuvres, qui profiteraient pourtant aux résidents et au fonctionnement de l’Ehpad. En s’absentant ou en démissionnant, elles se font remplacer par un vacataire qui sans même s’en rendre compte, nivelle par le bas la prise en charge, précisément parce qu’il ne peut réaliser ces ajustements.

L’absence doit donc être comprise comme un cri ; une demande qui dit qu’on ferait mieux de les réintégrer pleinement dans ces moments-là !

3- Solution

Afin de réduire l’absentéisme, le turn-over et éviter toute maltraitance en EHPAD, il est essentiel de consolider les équipes.

Cela consiste donc à les réengager sur ces moments stratégiques du process de soin afin qu’elles ne soient plus enclines à les abandonner et à quitter leur poste.

Ces moments qui se résument trop souvent qu’aux transmissions, ne sont pas évidents à identifier, notamment parce qu’ils servent aussi à revendiquer des expertises et à consolider l’identité professionnelle des soignantes et auxiliaires.

4- Méthode

Notre approche consiste donc à les amener à décrire les process et ce faisant, à raconter ces moments, ces nœuds stratégiques dont elles(ils) se sentent exclus. Des moments vitaux pour les résidents et pour les soignants. Ces process seront aussi décrits séparément, par les managers de ces process : Direction, Médecin Co, IDEC et COPIL.

Ces moments étant désormais connus, il est alors nécessaire de comprendre ce qui s’y joue : de quelle partie du soin et de la relation au résident s’agit-il, quelle expertise doit être reconnue, quelle identité professionnelle doit être respectée et comment.

Nous avons conçu et testé des outils d’observation focalisés sur ces moments. Ils en extraient ce qui s’y déroulent vraiment et ce qui doit être reconnu.

Grâce à cette approche, l’audit constitue déjà un moment d’engagement des soignantes et du personnel, puisqu’ils indiquent ce qui dysfonctionne et comment ils considèrent que cela devrait fonctionner. En comparant les visions qu’ont les différentes parties de ces process ; nous amenons à une prise de conscience mutuelle.

5- Nos préconisations et mises en œuvre

En découlent des préconisations de deux ordres :
1- Celles qui ont été suggérées et partagées
2- Celles issues de notre pratique de plus de 20 ans, dans la réduction de l’absentéisme, du turn-over et dans la consolidation des équipes.

Les cadres se réinstallent dans un management vertueux, les employés se réengagent, les équipes se stabilisent, les soins s’améliorent autant par l’implication que par la réduction des intervenants extérieurs.

L’objectif et les indicateurs sont toujours la réduction de l’absentéisme, du turn-over et l’évitement de toute situation de possible maltraitance en EHPAD.

Notre équipe

Hervé Andriot a dirigé pendant 15 ans, de 10 à 1500 collaborateurs dans les Ehpads, lescRésidences Autonomie, SSIAD, MAS, FAM., pour des gestionnaires privés ou associatifs. Il a limité durablement le turn-over sur plus de 70 % des 22 établissements dont il avait la charge. Il a développé des outils adaptés à cette problématique.
Olivia Michel, Docteure en Gestion à l’ESCP sur le management des auxiliaires de vie. Elle et a occupé un poste de recrutement d’auxiliaires de vie pendant 18 mois.
Benjamin Stanislas dirige le Groupe Dièdre et intervient sur du recrutement et des enjeux RH depuis 2004. Il a obtenu un Master en Gestion et Dynamique des Organisations en 2019 aux Mines de Paris et à l’ESCP.

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